Tugas Penting Sekretaris Organisasi Kampus, Organisator Wajib Tahu
VIPPELANGI –Sekretaris merupakan salah satu jabatan yang termasuk dalam Badan Pengurus Harian (BPH) sebuah organisasi. Sebagai salah satu bagian inti organisasi, tentunya seorang sekretaris memiliki peran dan tugas yang besar. Perannya bukan lagi hanya pada event tertentu saja, tetapi senantiasa aktif bekerja setiap harinya.
Meski demikian, setiap organisasi tentu memiliki kebijakan masing-masing mengenai tugas dan peran sekretaris. Hanya saja, beberapa tugas penting sekretaris biasanya hampir serupa di beberapa organisasi atau instansi. Lantas, apa saja tugas penting sekretaris organisasi kampus?https://geo.dailymotion.com/player/xdgu3.html?video=x855eb3&actionInfo=false&mute=true&dmPubtool=new-cdn-ce-v2
1. Menjalankan fungsi administratif
ilustrasi perempuan bekerja (pexels.com/Moose Photos)
VIPPELANGI –Tugas utama sekretaris sebuah organisasi kampus biasanya adalah berperan menjalankan fungsi administratif. Seorang sekretaris bertanggung jawab untuk mengelola dan menjaga segala kelengkapan administrasi organisasi. Hal paling umum di lakukan adalah mendata dan mengelola keluar masuknya berbagai administrasi.
Tak hanya itu, sekretaris juga bertanggung jawab untuk membuat notulen rapat yang harus di perhatikan kebenaran datanya. Seorang sekretaris harus teliti dan cermat dalam membuat dan mengelola administrasi organisasi selama satu periode penuh. Pengelolaan tersebut bertujuan memudahkan kegiatan yang di laksanakan serta menjadi bagian penting pelaksanaan laporan pertanggungjawaban.
Baca Juga: 3 Alasan Punya Portofolio Memperbesar Peluang Diterima Kerja
2. Memandu pelaksanaan rapat
ilustrasi seorang memandu rapat di kantor (pexels.com/fauxels)
VIPPELANGI –Tugas penting lainnnya yang harus di ketahui sekretaris organisasi adalah memandu pelaksanaan rapat. Meski dalam sebuah kegiatan biasanya di tunjuk sekretaris pelaksana, tetapi pada rapat-rapat inti, sekretaris umum yang bertanggung jawab. Sementara ketua organisasi memimpin rapat, sekretaris memandu agar rapat dapat berjalan sebagaimana mestinya.
Ia bertanggung jawab membuat susunan rapat agar bisa di laksanakan dengan tertib. Selain memandu, seorang sekretaris juga bertugas mengatur jadwal pelaksanaan rapat anggota. Hal tersebut bertujuan agar meminimalisasi jadwal yang bentrok dan memastikan kehadiran para anggota.
3. Bertanggung jawab membimbing sekretaris pelaksana kegiatan
Lanjutkan membaca artikel di bawah
Editor’s picks
ilustrasi rapat di kantor (pexels.com/Kindel Media)
VIPPELANGI –Sekretaris umum organisasi biasanya bertanggung jawab untuk membimbing sekretaris pelaksana kegiatan. Bimbingan yang di lakukan sekretaris umum biasanya dapat di lakukan secara formal maupun non formal. Contoh kegiatan formal untuk membimbing para sekretaris pelaksana adalah pelaksanaan bimbingan dan teknis administrasi.
Sekretaris umum bertanggung jawab mengenalkan bagaimana contoh pembuatan administrasi yang sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP). Ia juga berhak untuk meninjau segala administrasi kegiatan dan memberikan arahan perbaikan. Proses bimbingan ini dapat di lakukan kapan saja sebagaimana kebutuhan.
4. Menandatangani berbagai dokumen organisasi
ilustrasi pekerja kantor (pexels.com/Thirdman)
VIPPELANGI –Tugas penting sekretaris yang bersifat umum di berbagai organisasi adalah menandatangani berbagai dokumen. Sebagai sosok yang mengelola arus utama administrasi, tentu tak heran jika menuntut sekretaris menandatangani berbagai dokumen. Biasanya ia akan menandatangani dokumen bersama ketua organisasi.
Tanda tangan ketua dan sekretaris juga biasanya menjadi tanda resminya sebuah dokumen. Tanpa tanda tangan dan stempel ketua dan sekretaris, sebuah dokumen tidak bisa di sahkan. Tentunya, daftar dokumen yang harus di tandatangani juga di sesuaikan dengan SOP.
5. Mewakili ketua pada beberapa situasi
ilustrasi rapat di kantor (pexels.com/Jopwell)
VIPPELANGI –Sebuah organisasi yang terdiri dari pengurus inti, yaitu ketua, sekretaris, dan bendahara memungkinkan sekretaris bertugas mewakili ketua pada beberapa situasi. Biasanya dalam struktur organisasi demikian, sekretaris menjadi tangan kanan dari ketua. Apabila ketua berhalangan hadir dalam suatu forum, maka sekretaris bertugas mewakilinya.
Demikian pula dengan struktur yang di dalamnya terdapat wakil ketua. Birokrasinya berjalan dari ketua, kemudian jika ia berhalangan hadir maka di ganti oleh wakil. Jika wakil juga berhalangan hadir, sekretaris yang bertanggung jawab menghadiri forum atas nama ketua.
Berbagai tugas penting sekretaris organisasi kampus pada umumnya juga serupa seperti di instansi lain. Bukan hanya di kampus, bahkan juga di praktikkan di perusahaan. Oleh karena itu, bagi kamu yang tertarik menjadi organisator wajib tahu informasi ini, ya.